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Interne und externe Kommunikation gut verzahnt

Letzte Woche wurde die Frankfurt University of Applied Sciences mit dem Preis für Hochschulkommunikation ausgezeichnet. Präsident Frank Dievernich und Kommunikationsleiterin Verena Plettenberg sprechen über die Neuaufstellung der Kommunikation und ihre Folgen für die Innen- und Außenwahrnehmung.

Zunächst einmal herzlichen Glückwunsch zum Preis für Hochschulkommunikation! In Ihrer Pressemitteilung nach der Verkündung wurden Sie, Herr Dievernich, mit den Worten zitiert: „Hochschule bedeutet für uns Kommunikation“. Können Sie näher ausführen, was das bedeutet und welche Rolle die Kommunikation in der Frankfurt UAS einnimmt?

Frank E.P. Dievernich ist seit 2014 Präsident der Frankfurt UAS. Zuvor war er Professor für Wirtschaftswissenschaften und Studiengangsleiter in der Schweiz. In der Wirtschaft war es als Manager und in der Unternehmensberatung, vornehmlich im Human Resources Management, tätig. Er ist zudem Kolumnist der WELT und des Journal Frankfurts. Foto: Kevin Rupp

Dievernich: Unser zentrales Anliegen als Hochschule ist der Wissenstransfer und dieser basiert auf Kommunikation. Besonders deutlich wird das in der Lehre, die von der guten Kommunikation zwischen Studierenden und unseren Lehrenden lebt. Gerade als eine anwendungsorientierte Hochschule stellen wir uns darüber hinaus die Frage, wie wir am besten in Kontakt mit der Gesellschaft treten können. Mir ist es wichtig, dass eine so große Organisation, mit fast 1000 Mitarbeitenden und gut 15.600 Studierenden, auch außerhalb unserer Mauern in ihrer Vielfalt wahrgenommen wird. Was in unserem Haus passiert, kann nur dann in der Gesellschaft an Bedeutung erlangen, wenn wir es uns zur Aufgabe machen, es auch nach außen zu tragen. Damit das funktioniert, hat die interne Kommunikation als Grundlage einen sehr hohen Stellenwert. Mit ihr garantieren wir, dass unsere Hochschulangehörigen über aktuelle Entwicklungen im Haus informiert sind und verstehen, welche Strategie wir als Organisation verfolgen, damit wir als Einheit wahrgenommen werden. Als ich mein Amt 2014 antrat, nahm ich mir vor, dass wir die „kommunikative Hochschule“ werden.

Frau Plettenberg, Sie übernahmen die Leitung der Kommunikation kurz nach Definition des neuen Zielbildes. Wie starteten Sie den Prozess, die Kommunikation danach auszurichten?

Verena Plettenberg leitet seit September 2015 die Abteilung Kommunikation und Veranstaltungsmanagement an der Frankfurt University of Applied Sciences. Zuvor war sie in verschiedenen Marketing- und Kommunikationsfunktionen in der freien Wirtschaft tätig. Foto: privat

Plettenberg: Als ich im September 2015 an die Frankfurt UAS kam, war das Zielbild bereits klar. Die Struktur und personelle Aufstellung der Abteilung Kommunikation war aber nicht dazu geeignet, das skizzierte Bild der Hochschule der Kommunikation mit Leben zu füllen und die strategischen Hochschulthemen zu vermitteln. Daher war ein Veränderungsprozess nötig. Besonders in der Anfangszeit habe ich eng mit Herrn Dievernich zusammengearbeitet und ein Konzept entworfen, wie man die interne Kommunikation ausrichten könnte. Wie bereits erwähnt, gehen wir immer davon aus, dass die interne Kommunikation die Basis ist, auf der die externe Kommunikation dann aufbauen kann. Ein weiterer Schritt war es, die Aufgabengebiete der Teams nach diesem neuen Konzept auszurichten, beispielsweise die interne und externe Kommunikation zusammenzufassen, Web und Social Media sowie Veranstaltungsmanagement als eigenständige Bereiche aufzubauen und die Zielgruppenansprache zu schärfen, indem wir Kommunikationsformate speziell für Interne, Studierende und Externe entwickelten.

„Trotz unseres Sparkurses haben wir uns entschieden, in die Kommunikation zu investieren und den Bereich zu stärken... Kommunikation ist das Letzte, bei dem man anfangen sollte, zu streichen.“Frank E.P. Dievernich
Dievernich: An dieser Stelle möchte ich kurz anmerken, dass all das in einer Phase stattfand, in der es uns finanziell nicht sonderlich gut ging. Trotz unseres Sparkurses haben wir uns aber entschieden, in die Kommunikation zu investieren und den Bereich zu stärken. Gerade in solchen Zeiten ist Kommunikation ja auch besonders wichtig. Nun erreichen wir eine neue Phase. Natürlich kann man es nicht direkt in konkrete Zahlen übersetzen, aber ich bin überzeugt, dass sich diese Investition für uns absolut gelohnt hat und dass sie Auswirkungen auf unsere Wahrnehmung in der Stadt und in der Gesellschaft hatte. Wir werden deutlicher als attraktive Partnerin gesehen. Das kann durchaus ein Hinweis für andere Kolleginnen und Kollegen sein, dass Kommunikation das Letzte ist, bei dem man anfangen sollte, zu streichen. 

Sie wurden von der Jury des Preises besonders für die Verzahnung von interner und externer Kommunikation gelobt. Wie schaffen Sie es denn, dass diese gut gelingt?

Plettenberg: Zentral sind dabei die regelmäßigen Redaktionssitzungen unserer Kommunikationsabteilung, um den Kommunikationsfluss zwischen den verschiedenen Teams sicherzustellen. Es wird besprochen, welche Themen bespielt werden, welches Team diese Themen bearbeitet und über welche Kanäle wir sie spielen. Darüber hinaus gibt es weitere Treffen einzelner Teams und die große Sitzung, in der alle Mitglieder der kompletten Kommunikationsabteilung inklusive des Veranstaltungsmanagements dabei sind. So bleiben alle auf dem Laufenden. 

Zudem spreche ich auch regelmäßig mit anderen Abteilungen, schließlich brauchen wir auch deren Input und den der Lehrenden und Forschenden für die Kommunikation. Dieser übergreifende Austausch ist auch ein Erfolgsfaktor.

Wir kann man sich die Zusammenarbeit zwischen Ihnen beiden konkret vorstellen?

Plettenberg: Wir haben einen wöchentlichen Jour fixe, um übergreifende Themen und die strategische Ausrichtung zu besprechen. Manchmal bringe ich auch konkrete Themen mit, bei denen ich eine Entscheidung brauche. Ansonsten habe ich aber immer die Möglichkeit, Herrn Dievernich zu erreichen, wenn es nötig ist.

Dievernich: Im Laufe der Zeit hat sich gerade beim Kommunikationsteam eine offene Kultur entwickelt, die ich sehr schätze. Es ist vollkommen unangefochten, dass Frau Plettenberg die Leitung der Kommunikation ist. Und trotzdem ist es kein Problem, dass ich mal direkt auf die Pressesprecherin oder einen bestimmten Kollegen oder eine Kollegin im Social-Media-Team zugehe – denn ich weiß jedes Mal, dass die Kolleginnen und Kollegen es an Frau Plettenberg weiterleiten. Wir haben hier eine Abteilung ohne Flaschenhals. 

Plettenberg: Oft sind es operative Details, die Herr Dievernich meint, beispielsweise, wenn Texte und Fotos mit mir im CC direkt an das Social-Media-Team geschickt werden. So müssen wir keine Umwege gehen.

„Im Laufe der Zeit hat sich beim Kommunikationsteam eine offene Kultur entwickelt ... Wir haben hier eine Abteilung ohne Flaschenhals.“Frank E. P. Dievernich

Dievernich: Es kann sein, dass ich Informationen an anderer Stelle abhole, aber die entscheidenden Dinge, die Reflexion und die Strategie, kläre ich nur mit Frau Plettenberg.

Welche Merkmale zeichnen die Zusammenarbeit zwischen Ihnen aus?

Dievernich: Wir beide bringen ein gemeinsames Grundverständnis dafür mit, wohin sich die Hochschule entwickeln will. Außerdem würde ich sagen, dass wir Sparringspartner füreinander sind und verschiedene Meinungen ausdiskutieren können. In Momenten, in denen ich zu einem voreiligen Schluss komme, überzeugt mich Frau Plettenberg auch mal von einer anderen Herangehensweise. Umgekehrt kann es sein, dass ich sage: „Vielen Dank für Ihre Einschätzung, aber ich würde es anders machen.“

Plettenberg: Dem würde ich zustimmen. Es ist schön, dass wir den Rahmen gefunden haben, um uns über die prinzipielle Richtung auszutauschen. Trotzdem weiß ich, dass ich die Freiheit habe, operative Dinge im Team umzusetzen, ohne für alles eine Freigabe einholen zu müssen. In der Hinsicht herrscht das Vertrauen, dass wir stets dieselbe Vision vor Augen haben.